どーも、チャイナリーマンです。
・メールが全然見つからない
・振り分け設定しているが、どのフォルダに入っているか分からない
こんな悩みありませんか。
本記事ではそんな悩みを解決します。
私は製造業の調達・資材部門で仕事しています。
社内外問わずいろんな人とメールします。
定常時でもサプライヤーとは10社以上の方と、
社内関連部門でもいろんな人たちと。
昔は人ごとに振り分け機能を活用していましたが、
過去メールの検索が追い付かなくなり断念。
そこで今のメールフォルダ管理にたどり着きました。
フォルダ分け事態が非効率と思い、
フォルダ分けをしないようにしたところ、
逆にメール検索がスムーズになりました。
本記事では、
メールフォルダ分けをしない方法ついて、
実際に私が実践している方法を紹介します。
目次
メールフォルダは2つだけあればOK
受信フォルダと保管フォルダだけ
ズバリ必要なフォルダは2つあれば十分。
・受信フォルダ ： 未読メール + ToDoメール
・保管フォルダ ： 既読済メールで対応不要
これだけです。
具体的なメール処理の流れ以下です。
- 受信フォルダのメールを順番に見る
- 即レス可能なメールはすぐ返信して、保管フォルダへ移す
- ToDoの場合は、既読にしてそのまま受信フォルダに残す
- 返信不要だが、保管が必要なメールは保管フォルダへ移す
- ごみメールだったら、即削除する
- 随時、ToDoメールを対応しておく
ルールをシンプルにしておくことは重要です。
全ての仕事に言える大事なことなのでもう一回。
「シンプル イズ ザ ベスト」
フォルダを多数作るってことは、複雑なルールを作ること。
複雑なルールがあるってことは超非効率。
どこに保管すればよいかな？
どこに保管したっけな？
こんな悩みが多発しちゃいます。
シンプルを追求した結果、
この方法にたどり着きました。
ToDoは受信フォルダに残しておく
受信フォルダにあるメールは2つが存在します。
・未読メール
・ToDoメール
私の場合は、この2つを同じフォルダに入れて管理してます。
理由は、手間を省くためです。
この2つはメール業務の中でも
良く見るメールなはずです。
そのため2つのフォルダを行ったり来たりするくらいなら、
同一フォルダに保管しちゃえという発想で
この方法で管理。
未読の場合、一般的なメール設定だと
太字になっていると思います。
太字＝未読として管理すれば、
同じフォルダにいても問題ありません。
受信ボックスにメールが少なければこれで十分管理可能。
一方でToDoがたくさんあったり、
長期連休明けで未読がたくさんあるような場合には
未読と既の並び替え機能を使えば良いです。
検索機能を使いこなそう
過去のメールを探したいときは、検索機能を使いましょう。
検索条件はいろいろあります。
- 人の名前
- プロジェクト名
- 製品名
- 資料名
検索を使えば探すことはとても簡単。
すぐにメールを見つけることができます。
ちなみに私は人の名前で検索することが比較的多いです。
誰とどんなやり取りをしたのか。
それを確実に記憶しておくために、
メールを読む際には誰から来たのかも
セットで覚えるように心がけてます。
簡単なメールは即レスを心がけよう
受信フォルダには、
極力メールをためないようにしましょう。
そのためにメールの即レスを心がけるように。
内容を読んですぐ返信できるなら、
サクッと簡潔な内容で良いので返信すること。
大前提として受信フォルダには、
ToDoメールだけになっていることが理想です。
そのために未読はどんどん読んで、
返信が必要なメールはどんどん返しちゃいましょう。
今すぐ返信できるものは、自分で留めておかないこと。
これもメール業務の効率を上げるために重要なことです。
ごみメールはすぐ削除
未読メールを読んだ後に、
不要なメールは削除しちゃいましょう。
保管フォルダでメール検索するときに、
メール数が多いほど検索に時間がかかります。
検索時間を少しでも短くするためには、
ゴミメールは捨てておくこと。
部屋の整理整頓と同じです。
ゴミがあふれていると、
探し物がすぐに見つけられないですよね。
メール管理でも同じことが言えます。
まとめ
メール管理はシンプルに行いましょう。
メールのフォルダ分けや探す時間を短くすることは、
仕事をする上でとても重要。
いろんなフォルダを作って、
あたかも管理されているようなメールフォルダは
実は非効率です。
今回説明した記事を実践して、
メール管理の時間を最小限にしましょう。
ではまた。