どーも、チャイナリーマンです。
調達部門の方、特に中間管理職の方は
こんな悩みは無いだろうか。
「6か月前の日本商事との面会時、部下の岸田さんは何を会話していたんだろうか」
私も以前はこのように、
担当者が昔に何を会話していたのか分からないことが
良くありました。
担当者が手帳にメモしていたり、記憶に残っていればまだ良いですが、
既に異動や退職してしまっていると
真相は分からないまま。
特に、調達部門は取引先との
面会やWEB会議がたくさんありますよね。
そこで担当者が何を会話していたのか、
どんな問題が発生して、何をいつまでにやらないといけないか。
記録に残すことはとても重要です。
本記事では、
私が自部署にて取り組んでいる
取引先との会議メモの管理について解説します。
この方法を私の部署で採用してから、
単純にメモ管理がされただけではなく、
担当者のレベルアップにもつながったので
管理者の方は特に必見です。
目次
取引先との会議は必ずメモに残そう
取引先との会議は必ずメモを残すように。
これを部署内の決まりごとにしちゃいましょう。
フォーマットは自由でも良いですが、
私は担当者が慣れるまでは議事フォーマットを作成してました。
- 日時
- 場所
- 会議参加者
- 内容
- アクションアイテム
メモの項目は、これだけです。
これを取引先との面会時やWEB会議の時には、
持参してメモするようにしてます。
もちろんパソコンを使ってメモを残すも良し。
対面の面会であれば、
最後に議事メモを用いて
双方で会話内容を確認することも出来ます。
会議メモは共有フォルダで管理しておこう
各担当者が記録したメモは、
共有ファイルへ保存しましょう。
私の部署では、ファイル名の決まりも作ってます。
ファイル名 ： 8ケタ日付_取引先名
（例 ： 20210910_トヨタ自動車）
取引先との議事メモは、調達部門の財産です。
サプライヤーとの会話は重要ですからね。
それぞれの担当者が会話したことは、
自分だけのものにするのではなく
部署内で確実に共有する。
ぜひやってみてください。
担当者のスキルアップにもつながる
取引先との会議メモを残しておくことは、
単に組織としての管理向上だけではなく
個人のスキルアップにもつながります。
特に良かったことは、
アクションアイテムの意識付け。
何を、誰が、いつまでに。
しかし、意外とこのアクションアイテムを分かっていない人がいます。
アクションアイテムは、仕事をする上での基本。
会議メモを取るようにしてから、
今までアクションアイテムを確認していなかった人でも
意識をするようになりました。
個人のレベルアップにより、
さらに組織全体のレベルアップに繋がります。
まとめ
取引先との会議で、
- メモを残すこと
- メモを共有フォルダで管理すること
はとても重要です。
会議内容やアクションアイテムを記録し、
部署内で共有することで、情報の一貫性と連携が促進されます。
会議メモは共有フォルダで管理し、
ファイル名の規定を設けることで
整理されたデータ管理が可能です。
この取り組みは組織の管理向上だけでなく、
個人のスキルアップにも貢献し、
特にアクションアイテムの意識付けが効果的です。
結果として、個人のレベルアップが組織全体の発展に繋がります。
ではまた。